Документы в программе 1С:Бухгалтерия 8. Часть 1

Содержание

1. Структура документа в 1С: Бухгалтерия

2. Автоматическая нумерация документов

3. Изменение даты создания документа

4. Как в 1С: Бухгалтерия 8 изменить реквизиты группы документов?

5. Дополнительные сведения и реквизиты документов в 1С

    5.1 Создание дополнительных реквизитов и сведений

6. Формы документов в 1С

    6.1 Форма списка

    6.2 Форма документа

    6.3 Форма выбора

7. Макеты документов в 1С: Бухгалтерия

8. Проведение и перепроведение документов в 1С:Бухгалтерия

9. Групповое перепроведение документов в 1С: Бухгалтерия

10. Перепроведение документов за определенный период

11. Перепроведение документов по контрагенту

12. Перепроведение документации по закрытию месяца

13. Как настроить проведение документов в 1С:Бухгалтерия 8.3?

14. Как настроить статусы получения первичных документов в 1С

15. Как настроить статусы подписания контрагентами первичных документов

16. Как сформировать отчеты по отсутствующим оригиналам первичных документам

17. Как в 1С: Бухгалтерия 8 загрузить документы, полученные от контрагента по мессенджеру или электронной почте

18. Как распознать бухгалтерские документы в 1С:Бухгалтерия 3.0.81

Документы – это единичные объекты конфигурации 1С. Задача документов – хранить данные о каждой хозяйственной операции предприятия: покупке, продаже, перемещении товара. Совокупность документов, содержащих информацию о сделках: счетов, актов выполненных работ, товарных накладных представляет собой основу бухгалтерского учета в программе. Пользуясь этими данными, 1С формирует отчетность и позволяет получить представление о результатах работы компании.

Структура документа в 1С: Бухгалтерия

Чтобы информация, хранящаяся в документах, была наглядной и полной, каждый из них имеет свою структуру. В нее включены:

•  реквизиты (номер, дата, время создания документа, данные о поставщике);

•  табличная часть (информация о товаре, сумме сделки, складе, на который приходуется продукция);

•  строка для комментария. 

Пример структуры документа можно посмотреть ниже: 

Реквизиты содержат общие сведения для каждого первичного документа определенного назначения (кассового, зарплатного, документа купли или продажи) и размещаются в объекте конфигурации «Реквизиты».

Помимо общего набора данных, документы имеют табличные части, которые разнятся от операции к операции (к примеру для реализации,  продажи, заказа поставщика они будут разными). В них отражаются данные о номенклатуре, количестве товаров, складе, сумме сделки. Табличная часть каждого типа документа может заполняться двумя  способами: автоматически и вручную.  

Например, столбец “Товары” из документов “Поступление товаров и услуг”, “Счет на оплату”, “Реализация товаров, работ и услуг” заполняется нажатием кнопки “Подбор”.  Благодаря этой возможности пользователю не требуется вводить нужную номенклатуру вручную. 

Однако, табличные части документов другого типа, например, кассовых, оформляются только ручным вводом. 

Заполненные элементы структуры документов: реквизиты, табличную часть, комментарии документа можно редактировать. На основании  информации, содержащейся в реквизитах и табличной части, формируются печатная форма документа и бухгалтерские проводки. 

Автоматическая нумерация документов 

Программа 1С автоматически генерирует номера документов, поддерживая принцип последовательности документооборота. Он говорит о том, что отражать сделки в бухгалтерском учете необходимо в той же последовательности, в какой она происходила в реальности. Софт запрещает создавать документы с одинаковыми номерами в пределах выбранной периодичности (ее можно установить вручную). Благодаря наличию номеров документов, а также даты и времени их создания всегда можно идентифицировать хозяйственные операции и определить, какие произошли раньше. Хронология необходима, чтобы вести достоверный учет списания товаров, своевременно рассчитываться с контрагентами. Так, документ, случайно проведенный задним числом, неверно определит стоимость материалов.

Изменение даты создания документа 

Чтобы в 1С: Бухгалтерия 8 изменить время проведения документа, можно воспользоваться закладкой “Реквизиты”, подкорректировав значения даты, часа, минуты, секунды. Для этого в списке документов нужно выделить тот, который подлежит изменению, нажать правой кнопкой мыши “Изменить выделенные”. В открывшейся форме следует установить флажок в поле “Дата”, внести изменения и нажать “Изменить реквизиты”. 

Кроме номера, даты и времени создания каждый документ имеет графу “Комментарий” по типу “Строка”. В нее можно ввести дополнительную информацию, имеющую отношение к операции, в произвольной форме (например, написать: “Поставщик не привез документы. Затребовать!”) 

Как в 1С: Бухгалтерия 8 изменить реквизиты группы документов?

Программа позволяет редактировать реквизиты одновременно всех документов одной группы (только для пользователя с правами администратора). Это удобно, когда документации много, и ее обработка вручную занимает много времени. 

Сделать это можно в разделе «Администрирование», нажав на ссылку «Групповое изменение реквизитов». 

В открывшемся окне выбираем группы элементов, которые хотим отредактировать, например, поступления от определенного контрагента и нажимаем на ссылку «Все элементы». 

Далее находим реквизит, который подлежит изменению (в данном случае, это «Единица измерения», который находится на вкладке «Товары»), после чего нажимаем кнопку «Изменить реквизиты». Работа с группой документов завершена. 

Пользователю также доступен альтернативный способ группового изменения объектов учета. Для этого необходимо открыть список документов (например, реализации) и зажатой клавишей Shift выделить те, которые подлежат редактированию. Далее в меню, открывшемся при клике правой кнопки мыши, следует нажать « Изменить выделенные». 

Дополнительные сведения и реквизиты документов в 1С

Дополнительные сведения – это информация, которая не входит в типовую структуру документа. Механизм использования дополнительных сведений позволяет хранить в документе уточняющие данные: ФИО менеджеров, водителей, паспортные данные. Благодаря опции “Дополнительные сведения” пользователь может хранить информацию, для которой не предусмотрено места в структуре документа. Ему не нужно обращаться к программистам и просить их изменить форму документа - достаточно сохранить данные в регистре сведений. 

Дополнительные сведения хранятся в регистре сведений - отдельном архиве, куда можно ввести нетиповую информацию, имеющую отношение к документу. Он становится доступным по команде “Еще”- “Открыть дополнительные сведения” и не показывается пользователям при открытии документа.  

Опция “Дополнительные реквизиты” позволяет увеличить количество граф в табличной части документа. Она нужна, чтобы указать дополнительную информацию, которая будет полезна в учете,  не изменяя программный код 1С. и. Дополнительные реквизиты используют для описания свойств объекта, находящихся в общем доступе, например, указания государственного номера автомобиля, ФИО водителя. 

Создание дополнительных реквизитов и сведений 

Чтобы иметь возможность создать дополнительные реквизиты и сведения, необходимо активировать данную опцию в разделе «Администрирование»-«Общие настройки». Здесь нужно поставить галочку напротив поля с одноименным названием. 

Чтобы внести дополнительные реквизиты в документ, необходимо войти в раздел «Администрирование» - «Формы» - «Дополнительные сведения». 

К примеру, мы решили ввести данные для документа типа «Поступление». Мы его выделяем и нажимаем на кнопку «Создать» в верхней части страницы. 

В открывшемся поле нужно задать характеристики дополнительных сведений: возможно, договор, число, дату, значение – или оставить так, как есть. 

Непосредственно сведения указываются во вкладке «Значения»- «Записать и закрыть».

После этого пользователь может присоединить к документу любое из дополнительных сведений, например, менеджера по закупкам, который занимается обработкой заказа.

Формы документов в 1С

Еще одной важной характеристикой документов является форма их представления. Документацию можно отображать в 1С тремя способами: формой документа, формой списка и формой выбора поступления.

Так, в разделе «Конфигурация» пользователь может выбрать любую удобную форму вывода документов на экран и установить ее в качестве настройки по умолчанию. 

Форма списка 

Форма списка имеет вид таблицы с различными наименованиями столбцов: датой, номером, покупателем, складом и т.д. с командной панелью сверху. Она позволяет сортировать объекты в зависимости от времени создания, типа документа, помечать на удаление и удалять документы. 

Пользователь может изменить внешний вид списка, предоставив его как линейную, иерархическую структуру в виде дерева, сгруппировать элементы списка, открыть или скрыть графы. Чтобы настроить вид списка в 1С: Бухгалтерия 8” необходимо нажать на кнопку “Еще”-”Настроить список” в верхней части страницы.

После выбора команды открывается окно “Настройка списка”. 

Реквизит позволяет:

• произвольно отобрать информацию, которая будет показываться в списке - например, документы от конкретных поставщиков, продукция которых приходуется на средний склад. 

• отсортировать данные, которые отображаются в списке по возрастанию, убыванию даты создания, в алфавитном порядке. 

• сгруппировать информацию по значению полей. Программа позволяет сделать это в несколько уровней, то есть сначала объединить документы от поставщика, например, ООО “Ромашка”, а затем сгруппировать объекты учета, которые приходовались от этого контрагента на определенный склад. 

• настроить редактирование данных: выделение жирным шрифтом, курсивом, цветом. Сделать это можно на вкладке “Настройка списка” “Условное оформление”. 

В результате список будет выглядеть таким образом:

• настроить режим просмотра документов в виде списка, дерева или иерархического списка. Изменить опцию можно с помощью команды “Еще” - “Режим просмотра”.

Форма документа  

Форма документа – наиболее привычный режим отображения первичных документов в 1С. Она состоит из реквизитов, размещаемых в верхней части объекта, и табличной части. 

При необходимости пользователь может изменить отображение формы документа: название элементов, видимость колонок, ширину столбцов. Для этого в правой верхней части страницы необходимо нажать “Еще” - “Изменить форму”. 

В открывшемся окне “Настройки формы” также можно:

• скрыть неиспользуемые поля, убрав флажки рядом с названиями элементов (“Партия, “Каринка набора”,“Серийные номера”):

• добавить новые поля нажатием кнопки “Добавить поля” на выделенном реквизите. Так, добавить к товару артикул можно выбрав соответствующее поле для размещения в открывшейся таблице:

• отредактировать название столбца (к примеру, “сумма” изменить на “стоимость”):

• изменить свойства элементов формы, например, ширину ее полей, введя нужное значение в поле “Ширина”:

• переместить реквизиты (в нашем случае “Ответственный”) из вкладки “Дополнительно” в общую часть документа:

Сохранить произведенные настройки можно нажатием кнопки “Применить”. После произведенных изменений форма документа будет иметь такой вид:

Чтобы вернуться к первоначальным настройкам программы в режиме “Настройки формы” нужно выполнить команду “Еще” - “Установить стандартные настройки”. 

Форма выбора 

Форма выбора внешне похожа на форму списка, однако, в ее табличной части присутствует кнопка «Выбрать». Она используется, если необходимо присоединить к документу еще один.

Установить другую форму представления можно командой “Еще” - “Изменить форму” из общего списка документов.