Внедрение 1С:Документооборот
Что нейросеть сделает в вашем документообороте
Договоры, служебные записки и согласования — в 1С:Документооборот. Нейросеть читает документы вместо людей на первом шаге.
Отклонения от вашего типового шаблона — по срокам оплаты, ответственности, подсудности — подсвечены. Юрист смотрит только их.
Нейросеть определяет, кому письмо, и заводит задачу с кратким содержанием.
Три абзаца по 40-страничному регламенту или протоколу для руководителя.
Кто держит документ дольше нормы, напоминание до срыва срока.
В чате: «где договор с Ромашкой, кто его согласует».
Подробнее — ИИ-автоматизация.
Какую редакцию выбрать
1С:Документооборот выпускается в двух редакциях. Разница не в «больше функций», а в том, насколько сложные у вас маршруты согласования и нужно ли проектное управление.
Ставим обе редакции: на разборе задачи посмотрим ваши маршруты и скажем, хватит ли ПРОФ. Лицензии — отдельно, по прайсу фирмы «1С».
Что мы настраиваем
Виды документов
Договоры, допсоглашения, акты, письма; свои справочники и реквизиты под ваш бизнес.
Автозаполнение шаблонов
Договор, акт, уведомление собираются из данных системы, включая шаблоны с таблицами.
Маршруты согласования
Кто и в каком порядке, что при просрочке, кто замещает. Видно, у кого документ.
Связи и версии
Договор, допсоглашения и акты связаны; каждая правка — версия, откат в любой момент.
Обмен с учётом
Контрагенты, контакты и объекты — в обе стороны с Бухгалтерией и отраслевыми базами.
Архив и телефон
Переносим накопленный архив, настраиваем мобильное приложение для согласования.
Как проходит проект
Разбор задачи
Бесплатно: сколько людей, какие документы и маршруты; редакция, цена и срок.
Лист требований
Перечень документов, шаблонов и маршрутов — письменно, объём понятен заранее.
Настройка
Виды документов, шаблоны, маршруты, связи, обмен с другими базами.
Тест и обучение
Тестирование по протоколу, показ на живых примерах, инструкции.
Сопровождение
По договору: новые шаблоны и маршруты, обновления.
Документооборот: проекты наших клиентов
- Работа с договорами и документами занимает много времени и усилий. Часть документов теряется.
- настройка информационной системы «1С:Документооборот»;
- внедрение 1С для договорной работы с внутренними документами;
- внедрение 1С для работы с входящей / исходящей корреспонденцией;
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
- Документооборот (ECM)
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Сократить время сотрудников на работу с документами и снизить количество ручных операций. Это стало особенно актуально в условиях увеличения объема документооборота, что создавало дополнительные нагрузки на персонал и увеличивало риск ошибок при обработке данных.
- Проведено моделирование разделов закупок, продаж и взаиморасчетов. После чего были реализованы доработки в программе 1С для повышения удобства и эффективности работы.
- Внедрение автоматизированных процессов, таких как массовая обработка документов и интеграция с другими системами, позволило упростить рутинные задачи и минимизировать ручные вмешательства.
- Настроить и автоматизировать бизнес-процессы тендерного отдела
- Провели анализ текущих бизнес-процессов и разработали ТЗ
- Обучили сотрудников и руководителей работать с новым функционалом CRM
- Настроили CRM: автоматизировали задачи, сделки, смену этапов и ответственных
- Компания на 200 пользователей работает в 1С:ERP и 1С:Документообороте, но единой картины процессов нет
- Непонятно, что автоматизировать в первую очередь и как связать участки между собой
- Нужен план работ, а не разрозненные доработки по заявкам от отделов
- Провели обследование и описали бизнес-процессы компании
- Разобрали, как устроены участки учёта в 1С:ERP и 1С:Документообороте
- Собрали результат в понятные схемы процессов и перечень задач автоматизации
Пример проекта: документооборот для арендодателя
Компания «Активити» владела коммерческой недвижимостью, около 30 человек работали с документами. Задача была не «поставить систему», а убрать ручную работу с договорами аренды.
- Добавили справочник объектов недвижимости и настроили двусторонний обмен справочниками контрагентов, контактных лиц и объектов между 1С:Документооборотом, 1С:Бухгалтерией и решением по аренде.
- Настроили автозаполнение двенадцати шаблонов: договор аренды площадки, допсоглашение на паркинг, договоры на тепло и энергию, акты приёма-передачи и возврата помещения, уведомление о повышении арендной платы, письмо о продлении, агентский договор, договор займа, письмо о смене реквизитов, заявление на отпуск. Для допсоглашения на паркинг сделали шаблон с таблицей, которая заполняется автоматически.
- Поправили маршруты согласования и настроили связи между документами.
- Разработали модуль загрузки архива документов и перенесли накопленные материалы.
- Настроили мобильное приложение и провели демонстрацию на живых примерах.
Результат: документы по аренде и счётчикам печатаются в один клик, версии хранятся, обращения учитываются, документы перестали теряться. Работа с документами ускорилась в несколько раз. Проект занял полгода.
Почему за документооборотом идут к нам
- Начинаем с листа требований. Перечень документов, шаблонов и маршрутов фиксируется письменно до начала работ, поэтому объём и смета не расползаются.
- Связываем документооборот с учётом. Обмен с бухгалтерией и отраслевыми базами настраиваем сами, а не отправляем к другому подрядчику.
- Делаем автозаполнение, а не просто хранилище. Реальная экономия времени начинается там, где документ собирается по шаблону.
- Работаем удалённо по всей России. Обучение и демонстрации — по видеосвязи.
Смотрите также: чем отличаются ПРОФ и КОРП, статья про 1С:Документооборот, финансовый учёт в 1С, все кейсы.
Вопросы про внедрение 1С:Документооборота
Небольшой проект на 20 пользователей — от 500 тыс. ₽. Средний проект, как у компании «Активити», занял полгода и стоил от 1,5 млн ₽. Лицензии 1С оплачиваются отдельно. Точную смету даём после обследования и листа требований.
Смотрите на маршруты согласования. Если они последовательные и одинаковые для всех документов, хватает ПРОФ. Если маршрут зависит от суммы или вида документа, нужны напоминания при просрочке, штрихкодирование или проектный блок — берите КОРП. На разборе задачи посмотрим ваши маршруты и скажем прямо.
Небольшой запуск — от месяца-двух. Средний проект с обменом, шаблонами и загрузкой архива — около полугода. Срок сильно зависит от количества шаблонов документов и от того, как быстро согласуются маршруты внутри компании.
Да. Мы разрабатывали модуль загрузки архива и переносили документы вместе с дополнительными параметрами, чтобы по ним работал поиск.
Да, это стандартная часть работ. Настраиваем двусторонний обмен справочниками — контрагенты, контактные лица, ваши отраслевые объекты, — чтобы данные вводились один раз.
Да, настраиваем мобильное приложение и показываем, как подключить к нему вашу базу.
Это главный риск любого документооборота. Поэтому мы делаем автозаполнение шаблонов и понятные маршруты: людям должно стать удобнее, чем было. И обязательно проводим обучение на живых примерах, а не по инструкции.
Бесплатный разбор вашей задачи
